L'importance des communications unifiées pour les organisations
Dans les environnements commerciaux modernes, une communication efficace est essentielle pour accroitre les performances, réduire les couts et, en fin de compte, augmenter le chiffre d’affaires. À cet égard, les communications unifiées sont largement adoptées par plusieurs entreprises. Sans doute parce qu’elles s’agissent, peut-être, d’une meilleure solution. Dans cet article, découvrez pourquoi les communications unifiées sont importantes pour les organisations.
Qu’est-ce que les communications unifiées ?
L’unification des systèmes de communication au sein d’une entreprise est appelée communications unifiées (CU). En combinant les outils et services de communication sur un seul système, les entreprises peuvent :
- optimiser les processus ;
- augmenter la productivité ;
- encourager la collaboration ;
- améliorer l’expérience client ;
Les communications unifiées permettent aux administrateurs de contrôler les communications à partir d’une seule plateforme. Cela permet la rationalisation des processus en temps réel comme les messageries instantanées, téléconférences, filtrages des appels, et en temps différé comme les courriers électroniques, etc.
En réformant les communications et en utilisant un seul système, les capacités pour se communiquer sont considérablement augmentées et rendues plus efficaces. Au lieu de disposer de plusieurs systèmes pour assurer divers services, les communications unifiées visent à intégrer toutes les communications sur un centre de contrôle unique.
La mise en place des communications unifiées va de pair avec le fait que les entreprises deviennent de plus en plus virtuelles. Les communications unifiées permettent donc de mener des activités partout et par n’importe qui, réduisant ainsi le besoin d’espace physique statique pour travailler.
Différence entre les communications unifiées et la voix sur IP
Les communications unifiées sont différentes des systèmes de communication VoIP. Le principal contraste est l’étendue des services qu’elles fournissent. Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels mettant à profit la technologie VoIP pour faciliter les communications à travers la planète. Elle est liée aux processus téléphoniques, par lesquels des signaux audios analogiques sont transformés en données numériques, qui sont transmises sur Internet. La VoIP peut être englobée dans les communications unifiées, mais les communications unifiées comprennent également des services de collaboration en temps réel. Ces derniers peuvent s’agir :
- du partage d’écran ;
- de la messagerie instantanée ;
- des contrôles des appels ;
- etc.
Par conséquent, bien que la VoIP puisse faire partie des communications unifiées, elle est limitée à son rôle d’appel par internet. En revanche, les communications unifiées ont une portée beaucoup plus large, englobant les moyens de se communiquer à l’échelle de l’entreprise.
Avantages des communications unifiées
En fonction des besoins de l’entreprise, les communications unifiées peuvent être considérées comme plus ou moins bénéfiques. Mais en général, les communications unifiées sont considérées comme fondamentales pour rationaliser les processus et améliorer les offres de communication. Voici quelques-uns des avantages généraux des communications unifiées :
- Mobilité : les employés peuvent mener leurs activités depuis n’importe où, ce qui permet d’utiliser efficacement le temps. Les plateformes peuvent donner aux utilisateurs la possibilité de signaler leur disponibilité, comme un statut « actif » ou « hors ligne » sur la messagerie instantanée, ou de fournir d’autres coordonnées. Ainsi, les clients ou les personnels confrontés à des problèmes urgents peuvent trouver rapidement et facilement la bonne personne ainsi que les solutions correspondantes, grâce aux communications unifiées.
- Flexibilité : sans avoir à acheter et à maintenir des systèmes distincts, il est possible d’unifier plusieurs sites et travailler sous un seul système. Cela est jugé particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des sites internationaux et des travailleurs à distance.
- Évolutivité : comme les systèmes de communications unifiées sont souvent hébergés dans le nuage, votre entreprise et ses communications peuvent se développer sans avoir à acheter une infrastructure et à supporter des couts de maintenance supplémentaires.
- Interaction avec les clients : les appels interrompus et les vidéos ratées peuvent donner une mauvaise impression aux clients. Les communications unifiées permettent à votre entreprise d’apparaitre, à l’avance, lors d’un rendez-vous convenu.
